El trabajador en primera media por ser el principal actor en la relacion laboral, a falta de este se le deberan entregar previo requisitos legales a sus beneficiarios en los cuales estan los hijos, conyuge o compañera permanente, padres, hermanos ó sobrinos, dependiendo el parentesco ó los grados de consanguinidad y afinidad que pudieran establecerse.

La legislacion Laboral Colombiana es proteccionista frente al trabajador y sus dependientes por tanto los beneficios de las prestaciones sociales tienden a extenderse en procura de ofrecerle una mayor estabilidad economica al trabajador o a su familia cuando este fallece. Algunos de los empleadores no saben qué hacer ni cual es el procedimiento a seguir cuando le adeudan salarios y prestaciones al trabajador que ha fallecido y en muchos  de los casos consideran que pierden la obligacion de pagarlos. Asi mismo tampoco saben claramente a quien deben pagar estos dineros cuando aparece mas de un beneficiario reclamando.

El mismo problema tienen muchas familias ó beneficiarios no saben cual es el procedimiento a seguir para reclamar de una manera adecuada dichos dineros; por ende aquí les describo paso a paso el procedimiento a seguir para efectuar dichos pagos a la persona que debe ser y dentro de los términos de ley:

Lo primero que tenemos que tener claro como empleadores es que la obligación de pagar los salarios y prestaciones sociales que se hallan causado antes y hasta la fecha de fallecimiento del trabajdor no se pierde, puesto que dichos valores ya se causaron y por tanto le corresponden a los familiares o beneficiarios del trabajador reclamarlos.

Como primera medida el empleador, una vez tenga conocimiento del deceso del trabajador, deberá proceder a realizar la liquidación de salarios y prestaciones sociales con fecha de corte a la fecha del deceso del trabajador.

Es posible que en la misma semana del deceso del trabajador, sus familiares se acerquen a realizar la reclamación de la liquidación sin embargo es preciso aclarar que como empleador usted no podrá entregarla hasta que no se realicen los procedimientos de notificación antes mencionados toda vez que si la entrega a personas que no tengan la calidad de beneficiario tendrá que pagarla nuevamente a quien realmente lo sea. "Recuerde que el que paga mal paga doble". Adicionalmente deberá solicitar copia autentica de los documentos que acrediten el parentesco tales como la cédula, registro civiles de nacimiento, registro civil de matrimonio, declaraciones extrajuicio, y demás que considere pertinente.

Acto seguido de esto se deberá hacer las respectivas notificaciones del caso, esto es, se debera publicar un aviso de prensa en un diario de amplia circulación informando el fallecimiento del trabajador y los nombres de quienes reclaman los dineros adeudados como posibles beneficiarios, con el fin de que las personas que se crean con igual o mayor derecho se acerquen a realizar las respectivas reclamación; A los 15 días de haber publicado el primer aviso se deberá proceder de a realizar un segundo aviso de prensa el cual deberá contener la misma información que el primero. Pasados 30 días de la publicación del segundo aviso la empresa procederá a realizar la resolución para distribuir las prestaciones. (árticulo 212 del CST).

En caso de que nadie se presente se deberá enviar un comunicado al último domicilio registrado antes del deceso del trabajador, informando que la empresa tienen una liquidación de salarios y prestaciones sociales que pueden reclamar las personas que demuestren parentesco.

Si no existen beneficiarios que acrediten el parentesco en los primeros grados de consaguinidad y/o afinidad, sino otros familiares, la liquidación debe ser consignada ante un Juez Laboral y dichos familiares deberán iniciar un trámite sucesoral para determinar quien tiene derecho o su forma de adjudicación.

Pero si no aparecen beneficiarios después del proceso de notificación igual el empleador deberá entrar a realizar la respectiva consignaciión de los montos ante el Juez Laboral para evitar entrar en mora si llegare a aparecer un beneficiario.

En caso de que existan dos personas con aparente igual derecho, el empleador deberá igual realizar la consignacion de los dineros causados ante el Juez Laboral para evitar entregar a quien no le corresponde o bien para no incurrir en mora.Si vencidos los 30 días y cancelada la liquidación a los beneficiarios aparece un beneficiario con mejor derecho, el empleador salva su responsabilidad,  y a este último familiar debe iniciar las acciones legales en contra de la persona que recibio la liquidación sin tener derecho o con un derecho inferior al que éste tiene.

Cuando un trabajador no regresa a laborar por un periodo de mas de dos días, no notifica el motivo de su ausencia y su empleador no puede contactarlo en su domicilio, o a través de sus familiares y/o conocidos relacionados en su hoja de vida, es necesario que proceda a seguir los siguientes pasos:

Primero, el empleador deberá levantar un acta donde anotara el día desde el cual el trabajador no se presenta a laborar y la relacion de las gestiones que se han realizado para contactar al trabajador, se deberá describir a que números telefónicos se llamaron o visitas hechas, la cual debe estar firmado por el empleador o el jefe de recursos humanos y por varios testigos que laboren en la empresa.

Segundo, se debe proceder a realizar la liquidación de las Prestaciones Sociales y Salariales hasta la fecha del abandono.

Tercero, realizar la respectiva consignación de los valores de la liquidación a ordenes del trabajador en la cuenta en que habitualmentele consignaban sus salarios ó ante Juzgado Laboral de la ciudad. 

¿Por qué es importante consignar la liquidación y no esperar a que aparezca el trabajador a reclamarla?

Porque a partir del momento que el contrato termina, por la justa causa invocada por el empleador como es la inasistencia sin justa causa, nace la obligación para el empleador cancele salarios y prestaciones sociales adeudados.En caso contrario, la mora se empieza a generar y da lugar al reconocimiento de la indemnización por falta de pago establecida en el artículo 65 del Código Laboral que establece:

El Código Sustantivo de Trabajo en su artículo 60 numeral 4º establece como causal de terminación del contrato de trabajo la inasistencia al lugar de labores, la ausencia de un día o unos días no significa automáticamente la terminación, pues la norma exige que dicha ausencia sea sin justa causa.

Si el trabajador después de un periodo de ausencia presenta una excusa junto con la respectiva prueba documental de ello, el empleador no podrá dar por terminado el contrato, sin embargo si el empleador ya ha dado por terminado el contrato y liquidado, deberá reintegrar al tranajador, so pena que se considere una terminación unilateral sin justa causa por no escucharlo en descargos y el trabajador podría demandarlo y exigir el pago de una indemnización según el tipo de contrato que tenga.

El concepto 363455 del Ministerio de Proteccion Social, indica el trámite para desvicnulación de trabajadores incapacitados o con discapacidad, se ha dicho que la la discapacidad, no puede ser causal de despido, hacerlo conlleva al pago de indemnización e incluso al reintegro.

En el caso de las personas incapacitadas o limitadas el empleador no puede despedirla por el hecho de estar incapacitado o limitado para trabajar, y si lo hace debe pagar una indemnización equivalente a 180 días, sin perjuicio de las demás prestaciones a que hubiera lugar conforme al artículo 26 de la Ley 361 de 1997, y las sentencias Sentencia C-531 del 10 de mayo de 2000 y Sentencia T- 519 de 2003, que da la posibilidad de reintegro del trabajador.

Si la empresa desea despedir al trabajador, deberá solicitar a la Inspección de Trabajo del Ministerio de la Protección Social, el permiso para que autorice con los soportes documentales que justifiquen el despido argumentando que los puestos de trabajo existentes en la empresa, pueden empeorar las condiciones de salud del trabajador y que no existen opciones de trabajo disponibles, acordes a las capacidades residuales de éste (aptitud física, sicológica y técnica), demostrando que se afecta el estado de salud del trabajador, y las finanzas de la empresa.

Al existir la autorización del Inspector de Trabajo del Ministerio de la Protección Social para despedir a un trabajador por el hecho de tener discapacidad o padecer problemas de salud, el empleador debe indemnizar al trabajador con el pago de (180) días de salario, según la sentencia T-519 de 2003, cuando el despido es por razón de la limitación de la persona.

El permiso o autorización del artículo 26 de la Ley 361 de 1997, se tramita conforme al Manual del Inspector de Trabajo páginas 120 a 138, con los términos de una investigación administrativa, se forma un expediente, con etapa probatoria, resolución y los recursos de la vía gubernativa, conforme al Código Contencioso Administrativo, el Decreto 205 de 2003 y la Resolución 951 de 2003.

La investigación administrativa para autorizar el despido de una persona limitada o discapacitada es de tres (3) meses conforme al artículo 40 del Código Contencioso Administrativo.

El Inspector autoriza el despido pero agotado el debido proceso y anexando las pruebas o documentos señalados, e indemnizando al trabajador si esta entredicho su estado de salud y existe imposibilidad de reubicarlo laboralmente. En la investigación administrativa laboral, se dará oportunidad al trabajador para ejercer el derecho de defensa, al final proferirá resolución contra la cual procederán los recursos de reposición y apelación.

Conforme a la sentencia T-125 de 2009, en el fuero de discapacidad se adelanta el procedimiento administrativo, que existe para el fuero materno, y respecto de los despidos de trabajadores discapacitados efectuados sin autorización de la Oficina del Trabajo, se aplica en particular una de las reglas establecidas positivamente en el caso de la trabajadora en embarazo, cual es, la presunción de que el despido o la terminación del contrato de trabajo se produce como consecuencia de su discapacidad.

Existe la libertad probatoria para probar que no existe cargo acorde al estado de salud del trabajador; el concepto es una guía para el señor Inspector de Trabajo, lo importante es probar que se cumplió con la reubicación laboral y las diferentes recomendaciones médicas.

La empresa debe acreditar que no existe un cargo compatible con el estado de salud del trabajador y se ven afectados los intereses económicos de la empresa en gran medida, y los documentos.

Para que una autorización del Inspector de Trabajo, sea viable los soportes documentales son los siguientes:

1. Concepto, certificación o dictamen mediante el cual el tratamiento de rehabilitación culminó, no existe posibilidad de culminarse o no es procedente.
2. Estudios de puesto de trabajo con el objeto de determinar si efectivamente en la empresa existe o no un cargo acorde a la salud del trabajador.
3. La discriminación de cargos en la empresa.
4. Un documento que describa las competencias o funciones de cada cargo o puesto de trabajo relacionado en la nómina, versus el perfil, aptitudes físicas, sicológicas y técnicas con las que debe contar el trabajador que va a desempeñar el cargo.
5. Cualquier tipo de documento mediante el cual el empleador pruebe haber agotado todas las posibilidades de reincorporación o reubicación laboral mencionados y que en los puestos existentes en la empresa, empeorarían la condición de salud del trabajador ó que definitivamente con base en las capacidades residuales del trabajador, no existe un puesto de trabajo para ofrecerle conforme a su estado de salud.

El anterior listado es una guía, donde el señor Inspector es autónomo para establecer los documentos que requiere para aprobar o no el despido del trabajador limitado o incapacitado.

Finalmente, si la autorización de despido del trabajador limitado o incapacitado es por existir una justa causa, se debe en estos casos adelantar la investigación administrativa correspondiente, allegando los documentos que comprueben que se adelanto el proceso interno disciplinario por parte de la empresa, con los soportes y pruebas que comprueben la existencia de la causal respectiva, dándole el Inspector al trabajador el derecho de defensa, para luego proferir la correspondiente autorización de despido, pero en este caso no existe el derecho al pago de los 180 días, según las sentencias señaladas anteriormente, por presentarse una justa causa de despido.

¿Si el trabajador está en su casa u hospital incapacitado, se podría notificar un preaviso?

El preaviso desde el punto de vista de la terminación del contrato por parte del empleador, se aplica a los contratos laborales a termino fijo, en cuyo caso, el empleador deberá avisar a su trabajador la no prórroga del contrato al vencimiento de su término con la antelación señalada en la ley, so pena de que el contrato se entienda prorrogado en iguales términos y condiciones.

No existe impedimento para dar preaviso de un trabajador incapacitado, lo importante es que se de en las condiciones establecidas en el contrato de trabajo, y que la causal del vencimiento del contrato a termino fijo sea objetiva, y no puede estar en discusión el estado de salud del trabajador.

Si esta entredicho el estado de salud de la persona a despedir se debe pedir autorización del Inspector, igualmente si el trabajador incapacitado incumplió un deber legal se debe adelantar el procedimiento disciplinario, para lo cual se hace necesario cumplir el período de incapacidad temporal.

Si el trabajador no está presente en la empresa, por estar incapacitado, significa que está en entredicho su salud y por ende, no podría hacerse la notificación.